Pradžioje daug kas telpa „Excel“ lentelėse. Sąskaitos viename faile, sandėlio likučiai kitame, darbuotojų valandos trečiame, o klientų sąrašas pas vadybininką kompiuteryje. Kol komanda maža, tai dar veikia. Gal ne idealiai, bet veikia.
Problemos prasideda tada, kai lentelės pradeda valdyti verslą, o ne atvirkščiai. Tie patys duomenys perrašomi kelis kartus, sandėlio likučiai nesutampa su realybe, o mėnesio ataskaita lipdoma iš kelių skirtingų šaltinių. Vadovas nori matyti situaciją šiandien, bet gauna ją tik tada, kai kažkas viską rankomis suveda ir patikrina.
Būtent čia atsiranda poreikis ERP sistemai. Tai verslo valdymo sistema, kuri sujungia atskirus procesus į vieną vietą: pardavimus, sandėlį, apskaitą, darbuotojų duomenis, ataskaitas ir kitus kasdienius veiksmus. Klausimas tik vienas: kaip mažai ar vidutinei įmonei išsirinkti ERP sistemą, kuri padės augti, bet netaps per sudėtinga našta?
Ką sužinosite?
Šiame straipsnyje aptarsime:
- kada mažai ar vidutinei įmonei iš tikrųjų verta pereiti prie ERP;
- į kokius kriterijus žiūrėti renkantis sistemą;
- kokias klaidas įmonės daro dažniausiai;
- nuo ko pradėti, kad pasirinkimas būtų aiškesnis.
Kada įmonei iš tikrųjų reikia ERP sistemos?
Ne kiekvienam verslui ERP reikia nuo pirmos dienos. Penkių žmonių komandai dažnai pakanka buhalterinės programos, kelių lentelių ir aiškaus susitarimo, kas už ką atsakingas. Jeigu procesai paprasti, klientų nedaug, o sandėlio ar gamybos nėra, sudėtinga sistema gali būti perteklinė.
Tačiau augant verslui atsiranda ženklų, kad esama tvarka pradeda stabdyti. Dažniausiai tai pasimato ne per vieną didelę problemą, o per daug mažų pasikartojančių trukdžių.
ERP sistema tampa aktuali, kai:
- tie patys duomenys vedami kelis kartus į skirtingas programas;
- niekas tiksliai nežino, kiek prekių sandėlyje yra šią minutę;
- ataskaitos rengiamos rankomis iš kelių šaltinių;
- buhalterija, pardavimai ir sandėlis dirba atskirai;
- augant užsakymams, klaidų daugėja greičiau nei apyvarta;
- vadovas sprendimus priima pagal pavėluotus duomenis.
Jei atpažįstate bent kelias iš šių situacijų, tikėtina, kad įmonė jau peraugo turimą darbo tvarką. ERP esmė nėra „turėti daugiau programos“. Esmė ta, kad pardavimai, sandėlis, apskaita ir darbuotojų duomenys būtų vienoje sistemoje ir tarpusavyje susiję.
Pavyzdžiui, pardavus prekę, sandėlio likutis turėtų pasikeisti automatiškai. Išrašius sąskaitą, duomenys neturėtų būti dar kartą rankomis vedami apskaitoje. O vadovas turėtų matyti ne praėjusios savaitės, o kuo realesnę šiandienos situaciją.
Į ką žiūrėti renkantis ERP sistemą?
Didžiausia klaida renkantis ERP sistemą yra vertinti ją tik pagal funkcijų sąrašo ilgį. Mažai ar vidutinei įmonei svarbiau ne tai, kiek modulių sistema turi teoriškai, o ar tie moduliai, kurių reikia dabar, iš tikrųjų veikia patogiai.
Gera ERP sistema mažai ar vidutinei įmonei turi būti ne per didelė šiandienai, bet pakankamai lanksti rytojui.
Moduliai pagal realų poreikį
Praktiškiausia rinktis sistemą, kuri leidžia pradėti nuo svarbiausių procesų. Vienai įmonei tai gali būti pardavimai ir sandėlis. Kitai – apskaita, darbo užmokestis ir ataskaitos. Trečiai – dokumentų valdymas ar gamyba.
Svarbu, kad nereikėtų iš karto mokėti už visą funkcionalumą, kurio dar nenaudosite. Mažai įmonei brangiausia sistema dažnai nėra geriausia. Geresnis variantas – sprendimas, kurį galima plėsti etapais.
Diegimo realybė
ERP pristatymai dažnai atrodo gražiai, bet verta klausti labai praktiškai: kiek užtruks paleidimas, kas perkels duomenis, kas apmokys darbuotojus, kiek laiko reikės vadovo ar buhalterijos įsitraukimo?
Mažai ar vidutinei įmonei tai ypač svarbu. Jei sistemai prižiūrėti reikia atskiro IT žmogaus, o įmonė tokio neturi, sprendimas greitai tampa brangesnis, nei atrodė iš pradžių.
Integracijos su tuo, ką jau naudojate
ERP sistema neturėtų tapti dar viena atskira programa šalia visų kitų. Prieš renkantis verta pasitikrinti, ar ji susikalba su jūsų naudojama apskaita, banku, dokumentų valdymu, VMI ar kitais reikalingais įrankiais.
Jeigu integracijų nėra, dalis darbo lieka tokia pati kaip anksčiau: duomenys vėl keliami ranka, tik šį kartą jau tarp modernesnių sistemų. Čia problema dažnai pasimato tik po kelių mėnesių, kai komanda supranta, kad nauja sistema nepanaikino rankinio darbo, o tik pakeitė jo vietą.
Vietinė apskaita ir palaikymas
Lietuvoje veikiančiai įmonei svarbu ne tik bendra ERP logika, bet ir vietinės rinkos specifika: apskaita, darbo užmokestis, mokestinės ataskaitos, VMI ir „Sodros“ reikalavimai.
Todėl verta įvertinti ir lietuviškus sprendimus. Pavyzdžiui, Labbis ERP sistema orientuota į vietinės rinkos poreikius, turi modulinę logiką ir sprendimus, pritaikomus Lietuvos įmonių apskaitos bei administravimo procesams. Tai aktualu tada, kai verslui svarbu ne tik turėti plačią sistemą, bet ir gauti palaikymą lietuviškai, su geresniu vietinių reikalavimų supratimu.
Kai sustoja atlyginimų skaičiavimas ar kyla klausimas dėl ataskaitų, norisi ne laukti atsakymo iš užsienio palaikymo centro, o greitai pasikalbėti su žmogumi, kuris supranta Lietuvos apskaitos kontekstą.
Kaina ne tik už licenciją
Renkantis ERP sistemą svarbu skaičiuoti ne tik mėnesinį mokestį ar licencijos kainą. Reikia įsivertinti diegimą, duomenų perkėlimą, mokymus, palaikymą, papildomus modulius ir galimus pritaikymus.
Kartais pigesnė sistema tampa brangesnė dėl nuolatinio rankinio darbo ar papildomų konfigūravimų. O brangesnis sprendimas gali būti racionalus, jei jis sumažina klaidas, sutaupo darbuotojų laiką ir padeda greičiau matyti verslo duomenis.
Dažniausios klaidos renkantis ERP sistemą
Viena dažniausių klaidų – pirkimas „iš atsargų“. Įmonė pasirenka didžiausią paketą su visais moduliais, nes atrodo, kad kada nors jų gali prireikti. Praktikoje naudojami trys moduliai, o už likusius mokama tik dėl saugumo jausmo.
Kita klaida – neįvertintas diegimo laikas. Sutartis pasirašoma greitai, bet sistema realiai pradeda veikti po kelių mėnesių, nes nebuvo suplanuotas duomenų perkėlimas, atsakomybės, mokymai ir testavimas. ERP diegimas nėra vien techninis darbas. Tai ir procesų peržiūra.
Trečia klaida – pamiršti darbuotojai. Net gera sistema neveiks, jei komanda jos nesupranta arba nemato prasmės ja naudotis. Jei darbuotojams atrodo, kad sistema tik apsunkina darbą, jie greitai grįžta prie senų lentelių, užrašų ir susirašinėjimų.
Dar viena klaida – žiūrėti tik į šiandienos poreikius. Sistema turi tikti dabartiniam įmonės dydžiui, bet kartu leisti augti. Jei po metų reikės viską keisti iš naujo, pasirinkimas greičiausiai buvo per siauras.
Nuo ko pradėti?
Geriausia pradėti ne nuo tiekėjų sąrašo, o nuo savo procesų. Surašykite, kas šiandien daroma rankomis, kur dažniausiai atsiranda klaidos ir kurios užduotys užima daugiausia laiko.
Pavyzdžiui:
- kiek kartų tas pats duomuo įvedamas skirtingose vietose;
- kokios ataskaitos rengiamos rankomis;
- kur dažniausiai nesutampa skaičiai;
- kurie procesai priklauso nuo vieno žmogaus žinių;
- kokios informacijos vadovui dažniausiai trūksta sprendimams priimti.
Šis sąrašas tampa ne šiaip pageidavimais, o realiais reikalavimais ERP sistemai. Su juo galima kalbinti skirtingus tiekėjus ir prašyti ne bendro pristatymo, o demonstracijos pagal jūsų situaciją.
Pavyzdžiui, vietinių sprendimų, tokių kaip Labbis, verta prašyti parodyti konkrečius scenarijus: kaip sistemoje atrodytų jūsų sandėlio valdymas, sąskaitų išrašymas, darbo užmokesčio procesas ar vadovo ataskaita. Tada lengviau suprasti, ar sistema iš tikrųjų atitinka jūsų kasdienybę, o ne tik gerai atrodo prezentacijoje.
Trumpai
ERP sistema mažai ar vidutinei įmonei pasiteisina tada, kai atskiri failai, programos ir rankinis duomenų perkėlimas pradeda stabdyti darbą. Renkantis svarbiausia žiūrėti ne į funkcijų kiekį, o į tai, ar sistema sprendžia realias jūsų problemas: padeda valdyti sandėlį, apskaitą, darbuotojų duomenis, ataskaitas ir kitus kasdienius procesus vienoje vietoje.
Pradėkite nuo savo procesų, aiškiai įsivardykite skaudžiausias vietas ir tik tada lyginkite tiekėjus. Taip lengviau pasirinkti ERP sistemą, kuri ne tik gražiai atrodo pristatyme, bet ir realiai veikia jūsų įmonės kasdienybėje.
